Prodotti - OS1 Archiviazione documentale

 

OS1 Archiviazione documentale, applicativo installabile sia come modulo complementare sulle piattaforme ERP OS1 business e OS1 enterprise che in modalità stand alone, costituisce la soluzione integrata, realizzata in collaborazione con Dataprint Grafik, per l’archiviazione documentale e la conservazione legale sostitutiva.

Il modulo Archiviazione documentale consente di archiviare all’interno del data base diverse tipologie di documenti, rendendoli disponibili per la consultazione a video e per la ristampa senza la necessità di ricerca della copia cartacea in archivio.

In particolare permette l’archiviazione di fatture attive e passive, documenti di trasporto, libro giornale, libro inventari, libro cespiti, registro corrispettivi, giornale magazzino, registro carico e scarico, registri IVA, modulistica relativa ai pagamenti (F24, F23, bollettini c/c, ecc.), contratti, offerte a clienti, ordini a fornitori, conferme d’ordine a clienti, solleciti di pagamento, estratti conto, documenti elettronici (eMail, fax, pdf, doc, xls, ecc.), cartacei acquisiti da scanner, ecc.

La digitalizzazione ed indicizzazione dei documenti avviene con diverse modalità:

  • automaticamente in fase di emissione dal gestionale OS1;
  • tramite acquisizione da scanner e, nel caso i documenti cartacei digitalizzati siano di rilievo amministrativo (DDT e fatture fornitori), l’indicizzazione è integrata alla registrazione degli stessi nel gestionale OS1;
  • l’indicizzazione dei documenti elettronici inviati e/o ricevuti è gestita da agevoli funzioni di catalogazione.

 

Il modulo Conservazione legale sostitutiva consente, ove lo si ritenga opportuno, la conservazione in formato elettronico dei documenti contabili e amministrativi con efficacia anche ai fini fiscali e legali mediante gestione della Firma digitale e del Riferimento temporale, con la conseguente possibilità di eliminazione degli archivi cartacei (smaterializzazione dei documenti), gestendo l'intero processo secondo quanto stabilito dalla delibera CNIPA 11/2004 (e successive modificazioni) e dal D.M. 23 gennaio 2004 (e successive modificazioni). In alternativa il processo di conservazione sostitutiva può essere gestito in outsourcing attraverso l'integrazione al servizio LegalDoc (con delega ad Infocamere delle responsabilità della conservazione).

OS1 Archiviazione documentale non è solo riduzione degli spazi dedicati all'archivio e dei costi di gestione, ma rappresenta la miglior garanzia di riservatezza, sicurezza e inalterabilità dei vostri documenti anche ai sensi del D.lgs. 196/2003 (Codice Privacy).